Traitement de vos documents papier pour une dématérialisation de vos archives optimale.

 
Besoin de numériser vos archives et vos documents ? Faites appel à une entreprise forte d’une expérience dans la numérisation.
 

La question de la numérisation et du classement des documents est un travail complexe, c’est pourquoi l’équipe de consultants en archivage de E.I.S vous encadre, tout au long de votre projet, pour vous apporter une solution de numérisation intelligente et adaptée à tous types de documents.

Pour vous garantir une numérisation optimale de vos documents, E.I.S dispose d’une méthodologie de numérisation de documents pour une prise en charge complète et sans failles de vos archives. La préparation est essentielle pour identifier tous les aspects de votre projet.

Méthodologie du service scanning : numérisation des documents

 
En amont de votre projet, E.I.S analyse vos besoins et prévoit les solutions d’archivage les mieux adaptées aux spécificités de votre domaine d’activités.

Il s’agit d’une étape clé pour faire ressortir les éléments à conserver et vous faire gagner du temps.

À travers cette phase de préparation, E.I.S garantit la bonne qualité des documents numérisés pour une lisibilité optimale de vos archives. La préparation des documents peut se réaliser en externe ou en interne.

  • Nettoyage des documents : agrafes, scotch et autres éléments sont retirés/ remplacés si besoin sur tous les documents. Photocopie des documents en pelures.
  • Tri des dossiers : les doublons de vos dossiers sont retirés pour faciliter vos recherches futures au sein de vos archives et éviter des numérisations inutiles.
  • Tri des documents : selon vos desideratas et besoins nous trions les documents afin de les préparer à être scannés.

Lors de la numérisation, E.I.S s’assure de la qualité de l’image scannée.
Un travail sur l’image est réalisé au moment du scan du document pour notamment supprimer les pages blanches, recadrer les documents, ou encore nettoyer le document des bords noirs.
Travail d’identification de vos documents. Un numéro est donné à vos documents pour les identifier et permettre leur classement dans votre logiciel d’archives.

Atouts d’E.I.S scanning

 
Cette méthodologie permet de mettre en avant la pertinence du document. Elle permet également de vous conseiller sur ce que vous devez garder ou non et dégager une dimension financière avantageuse pour votre projet.
E.I.S vérifie que tous les documents sont présents et remet en ordre l’archivage lors de la préparation.

Le commercial définit une ligne de conduite avec vous, en effectuant un test de production avec les dossiers les plus complexes et les plus abimés, ce qui permet d’identifier les failles et problèmes. Le protocole de préparation est alors défini ensemble.

L’expérience d’E.I.S dans le marché permet d’anticiper les situations les plus délicates, et vous conscientise -sur la complexité de la problématique d’archiva

E.I.S met à votre disposition du matériel pour votre projet d’archivage

Sur base de vos desideratas, nous remettons vos archives sur serveur ou sur le support désiré.
Il y a également la possibilité de garder vos données sur nos serveurs pour un back up.

Les documents physiques restent en notre sein jusqu’à réception de votre accord de finalisation.

Contactez notre équipe pour démarrer un projet de numérisation de vos archives.

 

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